Context
Bonussen, zowel uitkerend aan klanten als ontvangend van leveranciers, hebben directe impact op marge, cashflow en commerciële sturing. In de praktijk zijn deze processen vaak complex, handmatig en onvoldoende geïntegreerd in het bredere IT-landschap.
In twee afzonderlijke trajecten bij verschillende opdrachtgevers hebben wij bonusprocessen geanalyseerd, gestructureerd en vergaand geautomatiseerd.
Case 1 – Klantbonusproces (uitkerend)
Achtergrond
Aan het begin van ieder bonusjaar moesten alle nieuwe en te verlengen bonusafspraken met klanten worden vastgelegd. Dit proces was:
Zeer arbeidsintensief
Gevoelig voor fouten
Onvoldoende geautomatiseerd
Lastig beheersbaar bij tussentijdse wijzigingen
Daarnaast vormde het correct en periodiek berekenen en uitkeren van bonussen een terugkerende uitdaging.
Aanpak
Samen met de opdrachtgever hebben wij eerst het volledige klant bonusproces en de hierbij gewenste functionaliteit geïnventariseerd:
Alle voorkomende en gewenste klant bonusprocessen
Soorten klant bonusafspraken
Goedkeuringsstromen
Functionele en technische integratie binnen het applicatie landschap
Op basis van deze inventarisatie is het proces herontworpen en gestructureerd. Vervolgens is een softwareoplossing gerealiseerd die het proces ondersteunt en automatiseert.
Inrichting van de oplossing
De oplossing omvat onder andere:
Borging van alle klant bonusprocessen
Vastlegging van bonusafspraken per klant
Mogelijkheid tot kopiëren van afspraken uit voorgaande periodes
Automatische generatie van bonusbrieven
Workflow voor goedkeuring
Versiebeheer van afspraken
Wijzigingen in afspraken worden met terugwerkende kracht doorgerekend. Tussentijdse of einduitkeringen worden automatisch klaargezet en, na goedkeuring, doorgestuurd naar het ERP-systeem voor creditering. Iedere uitkering wordt voorzien van een gedetailleerde onderbouwing van de bonusberekening.
Daarnaast wordt bij orderinvoer al rekening gehouden met de verwachte bonusimpact op de marge, zodat het margebeeld integraal en realistisch is.
Resultaat
Vergaande automatisering van het bonusproces
Sterk verminderd handmatig werk
Transparante berekeningen
Betere marge-inzichten
Veel minder disputen met klanten
Case 2 – Leverancierbonusproces (ontvangend)
Achtergrond
Bij een andere opdrachtgever werden leverancierbonusafspraken beheerd in een complexe spreadsheet, in eigendom van één medewerker. Dit leidde tot:
Beperkte overdraagbaarheid
Veel handmatig werk
Risico bij uitval van de kennisdrager
Moeilijke samenwerking binnen de afdeling
Er was behoefte aan een structurele, organisatiebrede oplossing.
Aanpak
Ook hier zijn we gestart met een gezamenlijke inventarisatie van:
Alle voorkomende en gewenste leverancier bonusprocessen
Soorten leverancier bonusafspraken
Goedkeuringsstromen
Functionele en technische integratie binnen het applicatie landschap
Op basis hiervan is het volledige leverancierbonusproces geautomatiseerd.
Inrichting van de oplossing
De gerealiseerde oplossing:
Legt alle bonusafspraken centraal vast
Maakt gegevens inzichtelijk voor de gehele inkoopafdeling
Rekent dagelijks alle afspraken automatisch door
Geeft advies om extra te inkopen om zo hogere staffels te behalen
De berekende inkoopbonus wordt op orderregelniveau teruggekoppeld naar het ERP-systeem, zodat verkoop over een volledig margebeeld beschikt.
Daarnaast zijn er rapportages ingericht die de opbouw van de bonus transparant maken en als onderbouwing dienen bij eventuele discussies met leveranciers.
Conclusie
In beide trajecten zijn bonusprocessen:
Geanalyseerd en gestructureerd
Vergaand geautomatiseerd
Geïntegreerd binnen het applicatielandschap
Transparanter en beheersbaarder gemaakt
Handmatig werk is tot een minimum beperkt en kennis is geborgd binnen de organisatie.
Hoewel onze dienstverlening vandaag de dag sterker is gepositioneerd rondom IT projectmanagement en Software Consultancy, beschikken wij over de technische expertise om, daar waar passend, ook softwareoplossingen voor u te realiseren.
Wat deze case laat zien
Optimalisatie van financiële processen vraagt om:
Een gedetailleerde procesinventarisatie
Begrip van marge- en bonusstructuren
Integratie met bestaande systemen
Duidelijke governance en transparantie
Herkent u dit?
Veel handmatig werk in financiële processen? Afhankelijkheid van spreadsheets? Onvoldoende inzicht in marge-effecten?
Wij ondersteunen bij zowel procesanalyse als realisatie van passende oplossingen.
Plan een vrijblijvend gesprek met ons in.
Of lees meer over Software Consultancy.
