Probleemstelling
Het bestaande Human Resource (HR) systeem schoot op meerdere fronten tekort:
Veel handmatige processen
Zeer beperkte innovatie
Onvoldoende aansluiting op de toekomstvisie van de organisatie
Dreigende contractverlenging onder sterk verslechterde voorwaarden
De organisatie stond voor een strategische keuze: verlengen onder ongunstige condities, of binnen korte tijd een nieuw en toekomstbestendig HR-systeem selecteren en implementeren.
Tijdsdruk was hierbij een kritische factor.
Aanpak
Gerichte procesinventarisatie
Gezien de beperkte tijd is gestart met een gerichte inventarisatie van:
De belangrijkste HR-processen
De vereiste functionaliteit
Handmatige werkzaamheden die zeker geautomatiseerd moesten worden
Hierbij is bewust gekozen voor een gedetailleerde uiteenzetting van processen en eisen. Dit vormde de basis voor een beheersbare selectie- en implementatiefase.
Selectie van leveranciers
Op basis van de vastgestelde uitgangspunten zijn meerdere leveranciers van standaard HR-oplossingen benaderd voor een offerte.
De ontvangen voorstellen zijn:
Functioneel beoordeeld
Technisch geëvalueerd
Contractueel geanalyseerd
Dit proces vond plaats in nauw overleg met de opdrachtgever.
Onderhandeling en besluitvorming
Na beoordeling zijn onderhandelingen gevoerd met de geselecteerde partijen. Binnen de gestelde kritische tijdslijnen is een onderbouwde keuze gemaakt.
Hierdoor kon:
Het nieuwe HR-systeem tijdig in productie worden genomen
Het contract met de latende leverancier worden beëindigd
Een afkoop of ongunstige verlenging worden voorkomen
De kritische factor: detaillering onder tijdsdruk
Tijdens het traject ontstond de vraag of de inventarisatie niet te gedetailleerd was, gezien de tijdsdruk.
Achteraf bleek juist dit detailleringsniveau essentieel:
Scope bleef helder tijdens implementatie
Verwachtingen waren expliciet vastgelegd
Interpretatieverschillen met de leverancier werden voorkomen
Potentiële disputen zijn vermeden
De opdrachtgever heeft na oplevering bevestigd dat deze aanpak cruciaal was voor een gecontroleerde implementatie.
Resultaat
Tijdige selectie en ingebruikname van een nieuw HR-systeem
Automatisering van eerder handmatige processen
Aansluiting op de toekomstvisie van de organisatie
Financieel veel aantrekkelijker contract
Heldere scope en minimale verrassingen tijdens implementatie
Wat deze case laat zien
Succesvolle softwareselectie onder tijdsdruk vraagt om:
Heldere procesinventarisatie
Concreet vastgelegde functionaliteit
Gedegen leveranciersbeoordeling
Contractuele scherpte
Strakke projectregie
Juist onder tijdsdruk voorkomt structuur problemen in latere fases.
Staat u voor een vergelijkbare keuze?
Moet u eveneens binnen korte tijd een nieuw software systeem selecteren? Staat een contractverlenging onder druk? Wilt u verrassingen tijdens implementatie voorkomen?
Plan een vrijblijvend gesprek met ons in.
Of lees meer over IT Projectmanagement en Software Consultancy.
