Inleiding
Retourprocessen raken meerdere systemen en afdelingen. Wanneer ondersteuning vanuit het ERP-systeem beperkt is en standaardoplossingen niet passend blijken, ontstaat al snel een gefragmenteerd en inefficiënt proces.
In deze case is het volledige retourproces (RMA) bij één opdrachtgever geanalyseerd, herontworpen en geautomatiseerd.
Achtergrond
Het retourproces omvatte de volgende deelprocessen:
Aanmelden, valideren en inplannen van retourzendingen
Verzenden van retourinstructies en retourlabel
Aansturing van transport (TMS)
Controle en beoordeling van de retour
Heropname in voorraad (WMS)
Creditering aan de klant (ERP)
Communicatie richting klant en interne organisatie
Deze keten strekt zich uit over meerdere systemen en afdelingen.
Probleemstelling
Het bestaande ERP-systeem bood onvoldoende ondersteuning voor dit integrale proces. Daarnaast werd in de markt geen standaardpakket gevonden dat:
Aansloot op de specifieke procesinrichting
Integreerde met het bestaande IT-landschap
De gewenste automatiseringsgraad bood
Daarom is gekozen voor een gerichte procesanalyse en de realisatie van een op maat ingerichte softwareoplossing.
Aanpak
Procesinventarisatie
Samen met de opdrachtgever hebben wij het volledige retourproces in detail geïnventariseerd:
Processtappen en beslismomenten
Documentstromen
Gewenste functionaliteit
Uitzonderingssituaties
Rapportagebehoeften
Systeemkoppelingen
Op basis hiervan is het proces herontworpen met focus op automatisering, transparantie en integratie.
Ontwikkeling en integratie
Ter ondersteuning van het geoptimaliseerde proces is een softwareapplicatie gerealiseerd die zich integraal nestelt binnen het bestaande IT-landschap. De applicatie ondersteunt onder andere:
Registratie van retouraanvragen
Automatische verzending van retourinstructies en documenten
Automatische aansturing van het TMS voor ophaling
Barcode-scanning bij ontvangst in het magazijn (scanapplicatie eveneens ontwikkeld)
Beoordeling van verkoopbaarheid
Automatische terugkoppeling naar WMS bij heropname in voorraad
Automatische trigger naar ERP voor creditering
Doorlevering van prestatie data naar het data warehouse voor integrale rapportage
Gedurende het gehele proces is de status van de retourzending zichtbaar voor de klant via de webshop.
Resultaat
Retourproces volledig afgestemd op de organisatie
Volledige automatisering van het retourproces
Integratie tussen ERP, WMS, TMS en webshop
Veel minder handmatige handelingen
Realtime inzicht in status en voortgang
Betere rapportage en analyse
De oplossing sluit naadloos aan op het bestaande, complexe IT-landschap.
Rol van Visada
Binnen dit traject hebben wij:
Het proces inhoudelijk geanalyseerd
Functionaliteit gedefinieerd
Integraties ontworpen
De softwareoplossing gerealiseerd
De implementatie begeleid
Hoewel onze dienstverlening tegenwoordig sterker gepositioneerd is rondom IT projectmanagement en Software Consultancy, beschikken wij over de technische expertise om, daar waar passend, integrale software oplossingen voor u te realiseren en te begeleiden.
Wat deze case laat zien
Complexe ketenprocessen vragen om:
Grondige procesinventarisatie
Begrip van systeemintegraties
Heldere functionele specificaties
Strakke projectregie
Technische realisatiekracht
Herkent u dit?
Is uw retourproces gefragmenteerd? Wordt er veel handmatig gewerkt tussen ERP, WMS en TMS? Ontbreekt integraal inzicht?
Wij ondersteunen bij zowel procesanalyse als realisatie van passende oplossingen.
Plan een vrijblijvend gesprek met ons in.
Lees meer over Software Consultancy.
